حسابداری مالی

حسابداری
خزانه‌داری
انبار‌داری
پرسنلی، حقوق (دستمزد)
اموال

حسابداری:

پنج سطحی: گروه،کل،معین،تفصیلی و ۲ سطح شناور
انواع اسناد حسابداری: افتتاحیه، اختتامیه، عمومی
گزارشات متنوع حساب مانند هرم دفاتر کل، معین، تفصیلی، گردش حسابها

تعریف حساب های گروه:
برای تعریف گروه یا همان کلی ترین شاخه کدینگ حسابداری، می بایست بر روی منوی جدید کلیک نمود تا پنجره تعریف کد باز شود؛ سپس با تعریف کدینگ امکانات ذیل را به آن اختصاص داده تا در زمان ثبت سند، گزارشات و دفاتر آن کمک کند.
۱ ـ حساب سر گروه: یعنی حسابی که به اصطلاح حساب پدر شناخته شده و حساب های زیر مجموعه خود را در بر خواهد گرفت، و سرگروه حساب های دیگر است.
۲ ـ حساب ترازنامه ای یا سود و زیانی: با تعیین این امکان حساب های دائم و موقت مشخص شده و حساب های سود و زیانی جهت عملیات تعیین سود یا زیان در پایان دوره مالی مشخص خواهد شد.
۳ ـ اصلاح بدهکار طی دوره: به کاربر این امکان را می دهد که فرضاً مانده حساب موجودی صندوق در هر زمانی از دوره مالی ماهیت آن کنترل شده و اگر غیر از این رخ داد به کاربر اطلاع دهد که اگر در زمان ثبت سند ها تقدم و تاخر رعایت نشده اصلاحات لازم را انجام دهد.
۴ ـ اصلاح بستانکار طی دوره: به کاربر این امکان را می دهد که فرضاً مانده حساب درآمد در هر زمانی از دوره مالی ماهیت آن کنترل شده و غیر از این رخ داد به کاربر اطلاع دهد که اگر در زمان ثبت سند ها تقدم و تاخر رعایت نشده اصلاحات لازم را انجام دهد.
۵ ـ اصطلاح بدهکار پایان دوره: فقط در پایان دوره مالی ماهیت حساب هایی که می بایست بدهکار باشد را کنترل نموده و در صورت مخالفت با ماهیت حساب آنرا به کاربر اعلام می نماید.
۶ ـ اصطلاح بستانکار پایان دوره: فقط در پایان دوره مالی ماهیت حساب هایی که می بایست بدهکار باشد را کنترل نموده و در صورت مخالفت با ماهیت حساب آنرا به کاربر اعلام می نماید.
۷ ـ اصطلاح در زمان ثبت سند کنترل بدهکار یا بستانکار: این آیتم به کاربر امکان آنرا می دهد که در زمان ثبت سند سمت بدهکار یا بستانکار سرفصل کنترل شده و در صورت تعیین قسمت بدهکار، مکان نما برای ثبت عدد در سمت بستانکار نخواهد رفت.
تعریف حساب های کل:
پس از تعریف حساب‌های سر گروه می‌بایست حساب های کل را ایجاد نمود. در زمان ایجاد آن ها همان سوال های ایجاد حساب های سر گروه از کاربر پرسیده می شود.
تعریف حساب های معین:
پس از تعریف حساب های کل می بایست حساب های معین ایجاد شود، اما در زمان پرسش سوال های قبلی یک سوال دیگر از کاربر پرسیده می شود که آیا دارای حساب تفصیلی است یا خیر. در صورت علامت گذاری این قسمت می توان حساب تفصیلی را نیز ایجاد نمود، در غیر این صورت فقط کاربر می تواند یک حساب را تا سطح معین پیش ببرد.
ثبت سند حسابداری:
پس از ایجاد سرفصل حساب ها نوبت به ثبت سند حسابداری رسیده است. کاربر در زمان ثبت سند پس از اختصاص دادن یک شماره سند به خود، شروع به ثبت آرتیکل های آن می نماید. در قسمت کد حساب با زدن اولین کد مرتبط به آخرین سرفصل ایجاد شده (مثلاً تفصیلی) کلیه کدهای مشابه را در زیر قسمت کد حساب با شرح آن آورده تا کاربر انتخاب خود را انجام دهد و اگر کاربر با شرح سر فصل، اقدام به ایجاد اولین آرتیکل نماید کافیست قسمتی از سر فصل حساب را درآن قسمت ثبت نموده تا کلیه حساب‌های مشابه آورده شود. کاربر کافیست قسمتی از حساب را در خاطر داشته باشد تا بتواند به سر فصل مورد نظر دستیابی پیدا کند. مثلاً نام محمد را تایپ می نماید، در این زمان سیستم هم سر فصل هایی که نام کوچک آن محمد باشد را به کاربر نمایش می دهد و هم کلماتی مثل جمشید پور محمد، علی محمد نژاد، محمد علیپور، رضا محمدیان. پس از انتخاب سر فصل نوبت به شرح آرتیکل می شود. کاربر می تواند شرح مفصلی در آرتیکل خود داشته باشد و تایپ این شرح در زمان نمایش حساب نیز نمایش داده می شود.
ثبت سند حسابداری اتومات:
سند های حسابداری که از طریق سیستم خزانه داری یا سیستم انبار به حسابداری ارسال شده باشد در منوی خاص در انتظار می ماند تا حسابداری پس از رویت و تایید آن، سندهای اتومات را به سندهای دائم حسابداری تبدیل نماید. کاربر کافیست در این قسمت روی یکی از آرتیکل ها کلیک نماید، آرتیکل بعدی خود به خود مشخص شده و هر دو آرتیکل هم زمان در سند مشخص شده ثبت خواهد شد.
گزارش دفاتر:
گزارش دفاتر در هر سطحی قابل رویت است. کاربر می تواند بازه زمانی و یا شماره سند را انتخاب نموده و سپس با جستجو در سر فصل حساب‌ها، حساب مورد نظر را انتخاب نموده و گزارش خود را رویت نماید. زمانی که گزارش دفاتر (دفتر تفصیلی) نمایش داده شد، کاربر می تواند با کلیک روی یک شرح از تمامی شرح های ثبت شده در آن حساب به سند حسابداری آن رسیده و سند حسابداری آن را نیز رویت نماید. پس نیازی نیست شماره سند مورد نظر را یادداشت نموده، از گزارش دفاتر خارج شود، به قسمت نمایش اسناد رفته و سند خود را بیابد تا فرضاً ببیند چه اتفاقی در ان سند افتاده است، فقط با کلیک روی شرح آن سند می تواند تمامی این مراحل را اجرا نکرده و به سند مورد نظر خود برسد.
گزارش تراز‌ها:
کاربر در هر قسمت سر فصل حساب می تواند گزارش ترازهای حساب را در ۴ حالت رویت نماید: ۲ ستونی، ۴ ستونی، ۶ ستونی و ۸ ستونی.
نمایش تراز ۲ ستونی: مانده کلیه سرفصل حساب های انتخاب شده در بازه تاریخی و سندی مشخص شده نمایش داده می شود.
نمایش تراز ۴ ستوانی: ۲ ستون اول نمایش مانده حساب‌های مشخص شده تا قبل از تاریخ درخواستی است و ۲  ستون بعدی مانده نهایی را در بازه تاریخی و سندی نمایش داده می شود.
نمایش ۶ ستونی: ۲ ستون اول گردش حساب ها تا قبل از تاریخ درخواست شده است. ۲ ستون بعدی گردش حساب های در خواستی در آن ماه مود نظر می باشد و ۲ ستون پایانی مانده نهایی نمایش داده می شود.
نمایش ۸ ستونی: ۲ ستون اول گردش اول دوره حساب هاست. و بقیه موارد ۶ ستونی در ادامه خواهد آمد.
با این نحوه گزارش دهی در تراز ها کاربر گزارش های کاملی از سر فصل حساب های خود در هر زمانی در یک نگاه خواهد داشت.
سایر گزارشات:
هرم دفاتر: با باز کردن این گزارش کاربر یک گزارش درختی یا هرمی را در مقابل خود خواهد داشت. فرضاً از ۸۹/۱/۱ لغایت ۸۹/۶/۳۱ از این گزارش استفاده می شود. در ابتدا گزارشی کامل در سطح کل در مقابل کاربر به نمایش گذاشته می شود. کاربر با کلیک روی حساب های پرداختنی به زیر مجموعه این حساب می رسد یعنی سطح معین این حساب کل را می بیند. با کلیک روی یکی از حساب های معین حساب های پرداختنی به سطح تفصیلی آن رسید و با کلیک روی این سطح به دفاتر حساب مورد نظر می رسد و در نهایت به سند حسابداری خواهد رسید اما هیچ امکان تغییرات نخواهد داشت.
گزارش تاریخی حساب ها: کاربر از این گزارش می تواند فرضا از تاریخ ۰۱/۰۱/ ۸۵ لغایت ۳۱/۰۶/۸۹ از یک حساب، گزارش کاملی را نمایش دهد مشروط به اینکه موسسه یا شرکت در تاریخ قید شده عملیات مالی داشته باشد. لازم بذکر است کاربر با انتخاب یک سند در هر سالی وارد سند حسابداری آن شده و اتفاقات ثبت شده در ان سند را مشاهده نماید. کاربر لازم نیست برای اینکه یک سر فصل حساب را بررسی نماید سال مالی را تغییر داده تا به نتایج دلخواه خود برسد.
تمامی مراحل گزارش گیری از دفاتر، ترازها و سایر گزارشات خروجی به Excel دارد و کاربر می تواند با استفاده از این آیتم اطلاعات مورد نظر خود را در Excel تغییر دهد.

سیستم خزانه داری:

ثبت چکهای دریافتنی و پرداختنی
کنترل خودکار حساب بانکها با فایلهای بانکی
علامتگذاری و ثبت چکهای موجود؛ در جریان وصول؛ خرج شده؛ پاس شده؛ دریافت نقدی؛ برگشت شده نزد صندوق؛ برگشت شده به طرف حساب
چاپ چک
در این سیستم کاربر امکان تعریف بانک ها را با توجه به کد مشخص شده در حسابداری دارد. یعنی هر کدی در هر سطحی که در آن کد قرار به ثبت سند است و برای یک بانک تعیین شده باشد، در سیستم خزانه داری مشخص شده تا در زمان ثبت سند های اتومات به کمک کاربر بیاید.
کاربر می تواند اسناد دریافتنی، اسناد در جریان وصول، اسناد برگشت خورده، اسناد نقدی (صندوق) و اسناد پرداختنی را با تعیین کد حسابداری این سر فصل ها که قبلاً در حسابداری تعریف شده است از امکان سند اتومات استفاده نماید.
کاربر می تواند در یک زمان از یک طرف حساب فیش واریزی نقدی، دریافت وجه نقد و چک دریافتی خود را ثبت نموده و به سیستم حسابداری بصورت سند اتومات مرکب ارسال نماید.
تمامی مشخصات فیش واریزی در قسمت ثبت فیش ثبت شده و توضیحات مربوط به آن تایپ می شود، سپس کاربر با کلیک روی دریافت نقدی از امکان نقدی سیستم استفاده نموده و دریافت نقدی از طرف حساب خود را نیز ثبت می نماید. در نهایت روی منوی ثبت چک رفته و چک یا چک های دریافت شده را با ثبت تمامی مشخصات آن ثبت نموده و به این اطلاعات را به پشت سیستم حسابداری راهنمایی می نماید تا حسابدار پس از رویت و تایید آن ها ثبت سند حسابداری آن را صادر نماید.
اطلاعات کامل چک ها در هر زمانی قابل دسترسی بوده و خروجی به Excel آن نیز فعال می باشد. سیستمی بسیار راحت و ساده در اختیار کاربر است که کاربر سیستم خزانه داری فقط با موضوع و طرف حساب هایی که پرداخت نقدی، پرداخت چک، فیش بانکی و دریافت کننده چک می باشند به اطلاعات لازم خود دسترسی داشته و می تواند آن اطلاعات را به حسابداری ارسال نماید.
سیستم خزانه داری در قسمت اسناد پرداختنی نیز همین امکانات را داشته با فرق اینکه موسسه در اینجا نقش پرداخت کننده وجه نقد و چک را ایفا می نماید.
موجودی بانک ها: در سیستم خزانه داری موجودی نقدی بانک‌ها را می توان با سیستم بانک مغایرت گیری نموده و سند های باز را بررسی و مرتفع نمود. ثبت سند های کارمزد یا سود نیز در این سیستم امکان داشته و با تعیین سرفصل مشخص شده طرف دوم حساب بانک نیز در سند حسابداری ثبت می شود.

سیستم انبارداری:

انبارهای نامحدود و تعریف طبقه بندی انبار
تعریف سازمان ها، افراد رابط، کارپردازها
محل نگهداری کالا ها در انبارها
گروه بندی کالاها
ثبت فرمهای ورود و خروج کالا به تفکیک انبارها و سازمان ها
ثبت سفارش خرید کالا
انتقال مکانیزه ثبت های حسابداری متناسب
انواع گزارشات موجودی کالا و کاردکس کالاها به تفکیک هر انبار
تعاریف :
واحدهای شمارش کالا – دسته بندی کالاها – گروه بندی کالاها – نام انبارها -  دسته بندی انبارها
مکانهای نگهداری کالاها در انبار - تعریف کارپردازها – تعریف انواع رابط -  تعریف واحدهای سازمانی
تعریف فروشندگان کالا
تعریف کالا
کد و نام گروه -  کد و نام کالا – دسته بندی کالا  -  مقیاس کالا – قیمت و موجودی اول دوره
درصد مجاز تخفیف – نقطه سفارش
ثبت درخواست خرید
شماره ، تاریخ و ساعت ثبت - کد و نام کار پرداز – کد و نام درخواست کننده – عملیات درخواست خرید – ثبت ورود – شماره و تاریخ فاکتور – شماره سند و ثبت – کد و نام فروشنده – کد و نام سازمان – کد و نام کارپرداز – کد و نام رابط -  شماره ثبت دستی – عملیات ورود – اصلاح – مشاهده – حذف
ثبت خروج کالا
تاریخ ثبت- شماره فاکتور – کد و نام فروشنده و سازمان – نام کارپرداز و رابط – عملیات خروج کالا
مشاهده - اصلاح و حذف
ثبت سند اصلاحی
نام و کد گروه کالا و کالا – موجودی – قیمت واحد – ارزش کالا – عملیات اسناد اصلاحی -شماره سند – تاریخ سند – مسئول ثبت
گزارشات
گزارش کاردکس کالا
گزارش گردش کالا با اشخاص
گزارش گردش کالا با سازمان
گزارش موجودی کالا
گزارش کسری کالا
تعریف کاربران( نام کاربر،کلمه عبور، محدودیتها
تعاریف ( نام شرکت،کداقتصادی ، آدرس وتلفن)
نسخه برداری اطلاعات
سیستم انبارداری سیستمی کامل است که با اتکا به سیستم دائمی سندهای خود را صادر می نماید.
تعاریف پایه:
۱ ـ واحد اندازه گیری کالا: مثل واحد عدد، کیلو، قراص، متر، بسته، دبه و … .
۲ ـ نام انبار: مانند انبار مرکزی، انبار مواد غذایی، انبار تجهیزات و … . با تعیین کد حساب انبار قبوض انبار در حساب موجودی کالا در سیستم حسابداری ثبت می شود.
۳ ـ گروه کالاها: مانند گروه فاسد شدنی، سرمایه ای و … .
۴ ـ نام کارپردازها: تعریف نام کارپردازها که به نوعی به سیستم حسابداری نیز ارتباط پیدا می کند.
۵ ـ نام افراد رابط: کسانی هستند که کالاهای مورد نیاز واحد درخواست کننده را از انبار تحویل گرفته به واحد درخواست کننده تحویل می نماید.
۶ ـ واحد سازمانی: مراکز فعالیت یا مراکز هزینه یک موسسه است که در این قسمت تعریف می شود. مانند واحد مدیریت، واحد لاندری، واحد مالی، واحد اداری، واحد نقلیه و … .

۷ ـ فروشندگان: نام اشخاصی که به موسسه کالا می فروشند و کد حساب آن ها به سیستم حسابداری لینک می باشد که پس از ثبت قبض انبار، فروشنده در سیستم حسابداری بستانکار می شود.

۸ -تعریف کالا‌ها

ثبت درخواست کالا:
در این قسمت کافی است با ارائه اوراق مربوط به درخواست کالا جهت سازمان های مرتبط، انبار دار به موجودی کالا خود مراجعه نموده و در صورت عدم موجودی درخواست مورد نظر را از طریق سیستم درخواست نموده تا کارپرداز جهت خرید آن اقدامات لازم را فراهم آورد. در این حالت نام قسمت درخواست کننده، تعداد کالای مورد نیاز و نام کارپرداز رابط لحاظ شده تا اقدامات بعدی ان صورت گیرد.
ثبت فاکتور خرید: (رسید انبار)
انبار دار می تواند رسید مقداری کالای خریداری شده را ثبت نموده و جهت ثبت رسید ریالی آنرا به حسابداری انبار ارسال نماید. در زمان ثبت رسید ریالی فاکتور، شماره فاکتور، نام فروشنده، نام انباری که کالا در آن رسید شده، نام کارپرداز، هزینه های حمل، عوارض گمرکی، تخفیفات فاکتور و مالیات بر ارزش افزوده ثبت می شود که  همه موارد فوق در بهای تمام شده کالا تاثیر داشته و گزارش تک تک آن ها نیز جهت مصارف آتی در اختیار حسابداری قرار می گیرد.
ثبت خروجی کالا:
کالاهای درخواست شده توسط انباردار پس از ثبت خرید به قسمت درخواست کننده توسط رابط تحویل داده شده و از موجودی کالا کسر می شود. کاربر می تواند با توجه به سرفصل های حسابداری هر قسمتی را مستقیماً به حسابداری ارسال تا ثبت سند آن انجام شود.
توضیحات: روش های قیمت گذاری موجودی کالا عبارتند از: روش میانگین موزون، FIFO، LIFO. تخفیفات و هزینه های مرتبط کالاها به نسبت ارزش کالاها به قیمت آن اضافه و یا از قیمت آن کسر می شود. در هر زمانی گزارش های کالاهای درخواستی از واحدها به تفکیک ارائه می شود. گزارش فروشندگان به تفکیک نمایش داده می شود. گزارش کالاهایی که هنوز خریداری نشده و کارتکس کالاها ارائه می شود.

پرسنلی، حقوق و دستمزد:

تعریف مشاغل، اطلاعات سازمانی،زیرگروه ها، فعالیت ها و ورود اطلاعات پرسنلی
گزارشات لیست حقوق، فیش حقوق و…
تعریف اسناد مالی حقوق و دستمزد و ارسال سند به حسابداری
امکان تعریف شیفت کاری و تقویم کاری
امکان ثبت عملیات روزانه مانند مرخصی، مأموریت و …
امکان ارسال اطلاعات مورد نیاز برای سیستم حقوق دستمزد
محاسبه کار‌کرد پرسنل شامل: کارکرد، کسر‌کار، مرخصی
تهیه گزارش کنترلی خاص در مورد ورود وخروج پرسنل مانند: لیست حاضرین در مؤسسه و لسیت غایبین در مؤسسه و …